Er det offentlige anbudet verdt å gå videre med?

Start med en beslutning om å undersøke videre

Den første vurderingen handler om hva som fortjener mer arbeid. Du trenger ikke en komplett kalkyle for å oppdage at leveransen er utenfor fagområdet eller at dere mangler kapasitet i perioden.

Bruk tre enkle utfall: gå videre, avklar først eller legg bort. Skriv én konkret grunn til valget. Da kan kollegaer forstå vurderingen senere, og du unngår å lese samme kunngjøring fra bunnen av flere ganger.

Passer leveransen og kapasiteten?

Les hva som faktisk skal leveres. Se på omfang, tidsrom, sted og eventuelle deler av kontrakten. Sammenlign dette med bemanningen, utstyret og den erfaringen dere har tilgjengelig i den aktuelle perioden.

Et oppdrag kan passe faglig og likevel være vanskelig å gjennomføre ved siden av eksisterende avtaler. Noter hvilke forutsetninger som må være på plass. Hvis det trengs en samarbeidspartner, er dette noe som må undersøkes konkret før dere baserer et tilbud på det.

Skill krav fra poeng

Konkurransedokumentene beskriver både hva som kreves og hvordan tilbudene skal vurderes. Ikke behandle alle punktene som en generell ønskeliste. Les kvalifikasjonskrav, krav til leveransen og tildelingskriterier hver for seg.

Denne guiden er en praktisk prioriteringsrutine, ikke en juridisk vurdering av en bestemt konkurranse. Ved tvil må du undersøke originaldokumentene og bruke oppdragsgiverens kanal for spørsmål. En KI-oppsummering er ikke dokumentasjon på at et krav er oppfylt.

• Hva skal vi dokumentere om bedriften?
• Hvilke krav gjelder selve leveransen?
• Hva blir tilbudet vurdert og rangert etter?
• Hvilke punkter forstår vi ikke godt nok ennå?
• Hvilke vedlegg og svar må være ferdige før innlevering?

Se på økonomien og fristen sammen

En oppgitt kontraktsverdi forteller ikke hva bedriften vil tjene. Gå gjennom tidsbruk, transport, utstyr, underleveranser og kostnaden ved å utarbeide tilbudet. Noter usikkerhet i stedet for å fylle inn et optimistisk tall.

Se også på hva som må være klart før fristen. Har dere tid til nødvendige avklaringer, kalkyle, kvalitetssikring og innlevering? Sett en intern frist tidligere enn oppdragsgiverens frist. Hvem som eier oppfølgingen, er minst like viktig som at datoen står i kalenderen.

Skriv en kort beslutningslogg

En nyttig logg kan være fem linjer: hva oppdraget gjelder, hvorfor det passer, hva som mangler, hvem som følger opp og hva neste steg er. Hold vurderingen konkret nok til at en kollega kan ta over.

Hvis dere legger bort saken, noter også hvorfor. Over tid kan dere se hvilke typer oppdrag som passer kapasiteten og hvilke søk som stadig gir lite relevante treff. Dette gir et bedre grunnlag for å justere søkeprofilen enn et generelt ønske om flere varsler.

Bruk verktøyet til forarbeidet

Anbudly gir en KI-støttet prioritering, en oppsummering og mulige røde flagg. Bruk det til å velge hvilke originaldokumenter du vil lese først. Legg aktuelle saker til vurdering og samle videre vurderinger i notater.

Du beholder ansvaret for beslutningen og innleveringen. Under prøveperioden er det særlig nyttig å sammenligne KI-vurderingen med egen faglig vurdering. Da ser du hvor verktøyet hjelper, og hvor du trenger mer informasjon fra kilden. Får dere for få eller for brede treff, kan det lønne seg å justere CPV-kodene i søkeprofilen.