Anbudsvarsling og anbudsovervåking: slik fungerer det

Hva er forskjellen på anbudsvarsling og anbudsovervåking?

Ordene brukes ofte om det samme. Anbudsovervåking beskriver prosessen: noen, eller noe, følger med på nye kunngjøringer for dere. Anbudsvarsling beskriver resultatet: beskjeden dere får når det dukker opp en sak som passer.

Skillet er nyttig når dere sammenligner tjenester. En løsning kan overvåke godt, men varsle dårlig, for eksempel med mange irrelevante e-poster. En annen kan varsle raskt, men fra et søk som er for smalt til å fange det dere faktisk leverer.

Slik fungerer det i praksis

Utgangspunktet er en søkeprofil: ordene en innkjøper ville brukt om leveransen deres, CPV-kodene som går igjen i relevante kunngjøringer og området dere kan levere i. Tjenesten kjører søket med faste mellomrom mot kilden, i Norge først og fremst Doffin, og sammenligner nye kunngjøringer med profilen.

Treffene filtreres og sorteres før dere får beskjed. Enkle tjenester sender alt som matcher et søkeord. Andre vurderer kunngjøringen mot en beskrivelse av bedriften, slik at de mest relevante sakene kommer øverst. Uansett metode er det dere som avgjør om saken er aktuell.

• Beskriv hva dere leverer, med innkjøperens ord.
• Velg et lite utvalg CPV-koder fra kunngjøringer som faktisk passer.
• Avgrens geografi etter hvor arbeidet kan utføres, ikke bare hvor oppdragsgiveren holder til.
• Se gjennom treffene de første ukene og juster profilen etter det som var støy.
• Avtal hvem som leser varslene, og hvor aktuelle saker følges opp.

Hva bør du se etter i en tjeneste?

Start med kildene og hyppigheten. Hvilke databaser hentes kunngjøringene fra, og hvor ofte kjøres søket? En bedrift som leverer på korte frister trenger tettere oppdatering enn en som går etter større rammeavtaler.

Se deretter på hva som skjer etter varselet. Får dere bare en lenke, eller kan dere vurdere saken, fordele ansvar og følge den frem til innlevering på samme sted? Spør også om antall brukere, bindingstid og hva som skjer når en prøveperiode er over.

• Hvilke kilder dekkes, og hvor ofte oppdateres søket?
• Hvordan filtreres treffene, og kan dere justere profilen selv eller med hjelp?
• Kan flere i bedriften bruke løsningen?
• Finnes det et sted å følge saken videre, eller må dere føre egen liste?
• Hva koster det etter prøveperioden, og er det binding?

Hva et varsel ikke forteller deg

Et varsel viser at en kunngjøring finnes. Det viser ikke endringer i konkurransen, svar på spørsmål fra andre leverandører eller om fristen er flyttet. Dette må følges i løsningen oppdragsgiveren oppgir.

En KI-oppsummering er et utgangspunkt for prioritering, ikke en vurdering av om dere oppfyller kravene. Bruk sjekklisten for å vurdere et offentlig anbud før dere setter av tid til tilbudet. Husk også at ikke alle offentlige kjøp kunngjøres: oppdrag under terskelverdiene kan gå utenom Doffin.

Slik gjør Anbudly det

Anbudly overvåker Doffin ut fra en søkeprofil vi setter opp sammen med deg. Automatisk søk kjører ukentlig for prosjekter som har det aktivert, og du kan starte et søk selv når du vil. Nye kunngjøringer får en KI-støttet vurdering mot bedriftsprofilen, med anbefaling, oppsummering og frist.

Dersom dere ønsker det, setter vi opp e-postvarsel per bruker. Da får du én samlet e-post etter søket med nye anbud over en avtalt score, med frist og lenke til saken. Aktuelle anbud legges til vurdering, der teamet følger dem med notater og referanser.

Anbudly er ikke en sanntidstjeneste og henter bare kunngjøringer fra Doffin. Passer det bedriften å gå gjennom nye muligheter én gang i uken, er det nok. Følger dere konkurranser med korte frister, bør dere i tillegg følge kilden direkte. Se hvordan du finner anbud på Doffin.